La Agencia Nacional Española de los programas Erasmus+: Juventud en Acción y Cuerpo Europeo de
Solidaridad informa sobre cómo actuar ante determinadas situaciones que se pueden dar en el
desarrollo de proyectos financiados por estos programas en el marco de la crisis del COVID-19.
INFORMACIÓN SOBRE MOVILIDADES DE PROYECTOS EN DESARROLLO
PROYECTOS QUE SE ESTÉN DESARROLLANDO EN EL EXTRANJERO
PROYECTOS QUE SE ESTÉN DESARROLLANDO EN ESPAÑA
- Atendiendo, en todo caso, a la situación que implica el estado de alarma y el aislamiento de la
población por razones de interés público en España, se atenderán las circunstancias de los
proyectos que presenten dificultades, caso por caso.
PROYECTOS PREVISTOS EN ESPAÑA O EN EL EXTRANJERO Y QUE IMPLIQUEN MOVILIDADES
- Se deben suspender todos los viajes hasta la normalización de la situación.
INFORMACIÓN SOBRE ASISTENCIA SANITARIA
ASISTENCIA SANITARIA
- Se recomienda a la persona voluntaria que consulte con su organización de acogida, ellos te
ayudarán a saber que procedimiento es el mejor entre los disponibles en un momento dado.
- Con la Tarjeta Sanitaria Europea tienes derecho a acceder a asistencia sanitaria en cualquier
país de la Unión Europea y a ser tratado en las mismas condiciones que un nacional.
SEGURO CIGNA PARA PARTICIPANTES EN PROYECTOS DE VOLUNTARIADO DEL CES
- En caso de recibir cualquier tratamiento, el voluntario debe proceder a pagar la factura y
solicitar el reembolso a CIGNA. En determinados tratamientos de mayor importancia, y cuyos costes
superen los 200 euros, el voluntario podrá contactar previamente a CIGNA para que la aseguradora
pague directamente el coste del tratamiento. Por tanto, se deberá solicitar el reembolso en
aquellos gastos menores de 200 euros y para los mayores de 200 euros, se podrá solicitar el
reembolso a CIGNA o tramitar el pago directo por la compañía (siguiendo el procedimiento indicado
por CIGNA).
- En caso de tener síntomas activos, se reembolsará el 100% de los gastos de laboratorio
derivados del diagnóstico del COVID-19 (sean resultados positivos o negativos).
- Las pruebas preventivas, sin síntomas y sin haber tenido contacto con un paciente infectado, no
están cubiertas. Lo mismo se aplica a las medidas derivadas de la cuarentena y sólo por cuestiones
de prevención (haber viajado a Italia, por ejemplo), siempre que no se requiera un tratamiento
médico.
- Los voluntarios continuarán con la cobertura en sus países de destino para todo el periodo de
actividad + 2 meses adicionales. Si fuera necesario, al no haberse alcanzado los 12 meses de
actividad, se recomienda a las organizaciones extender la duración de la actividad.
- En paralelo, la Comisión está analizando cómo garantizar la asistencia para aquellos
voluntarios que están confinados en los países de destino y que hayan alcanzado ya los 12 meses de
actividad, ofreciendo 2 meses adicionales si fuera necesario. La cobertura del seguro se
interrumpirá si los proyectos son finalizados o cancelados.
- En el caso de que las actividades hayan sido interrumpidas, se aplicarán los siguientes
escenarios:
- Si los voluntarios han regresado a sus países de origen: estos pueden continuar con la
cobertura incluso en su país de origen para todo el periodo completo por el que realizaron su
actividad y 2 meses adicionales. Si el seguro no fuera necesario, puede ser suspendido.
- Voluntarios que no pueden regresar a sus países de origen: pueden continuar con su cobertura
para todo el periodo completo de actividad incluidos 2 meses adicionales.
INFORMACIÓN SOBRE MODIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS Y LA CAUSA DE FUERZA MAYOR: APLAZAMIENTO,
AMPLIACIÓN Y CANCELACIÓN
APLICACIÓN DE LA CAUSA DE FUERZA MAYOR
- En la actual situación de pandemia, declarada por la OMS, la
causa de fuerza mayor es, como norma general,
aplicable. Las organizaciones beneficiarias decidirán y serán responsables de adoptar una
suspensión/aplazamiento o una cancelación, siempre de acuerdo con lo establecido
en los convenios de subvención y las guías de los programas. No obstante, las agencias nacionales
tratarán caso por caso teniendo en cuenta el contexto en que se desarrollen.
- En función de esto, las organizaciones podrán optar por la continuidad, aplazamiento o
cancelación de los proyectos. En todo caso, la aplicación de la causa de fuerza mayor o cualquier
modificación del proyecto deberá ser comunicada a la Agencia Nacional Española (ANE) incorporando,
en su momento, la documentación justificativa necesaria.
- Esta comunicación, que debe incluir la referencia del proyecto, deberá dirigirse a
erasmusplus@injuve.es o cuerpoeuropeodesolidaridad@injuve.es en función de cuál sea el programa que
lo financia. La validación de los cambios será confirmada cuando la situación lo permita.
- La aplicación Mobility Tool ofrecerá una guía y estará adaptada a las circunstancias para poder
incluir las modificaciones de los proyectos por causas de fuerza mayor.
CONTINUIDAD DE LAS ACTIVIDADES DE LOS PROYECTOS
- La entidad de acogida deberá ceñirse a un principio de prudencia atendiendo a las
circunstancias locales. Actualmente las restricciones y las instrucciones de confinamiento son muy
severas en todos los países. En todo caso, hay que atender a las instrucciones de las autoridades
competentes de cada país.
- No obstante, las entidades podrán justificar la decisión de mantener a los voluntarios con las
recomendaciones de las autoridades competentes, tanto sanitarias como en materia de viajes y
restricciones a la movilidad, por causa de interés público.
- La entidad y la persona voluntaria pueden optar, en los casos en los que sea posible, por el
tele-voluntariado. En estos casos se asumirán los costes directa y exclusivamente ligados a la
actividad y a la estancia en el país de destino.
CANCELACIÓN DE ACTIVIDADES Y/O DE LOS PROYECTOS
- Si las entidades beneficiarias deciden cancelar las actividades antes de que empiecen, podrán
recibir la subvención que cubra el viaje, en base a los costes unitarios (bandas kilométricas), en
el caso de que éste no se hubiera podido cancelar y reembolsar por parte de la compañía.
- Las entidades beneficiarias podrán recibir los costes de apoyo a la organización, y los costes
ligados directa y exclusivamente a la actividad, aun si ésta se ha cancelado, en el caso de
participantes que no hayan podido regresar a su país de residencia debido a las medidas
restrictivas a la movilidad.
- Si las personas voluntarias quieren regresar, las autoridades consulares de sus países lo
permiten y existen vuelos disponibles, podrán hacerlo y los vuelos que se compren se imputarán como
costes excepcionales.
- Si las entidades cancelan los proyectos antes de su inicio debido a la crisis del coronavirus,
se cubrirán por el proyecto los costes de desplazamiento ligados a la movilidad (vuelos que no se
han utilizado y que no sean reembolsables), así como costes de reserva de alojamiento, si es el
caso.
- En todo caso, el beneficiario/participante deberá proveer documentación que evidencie que ha
solicitado dicho reembolso a la compañía de transporte o aseguradora, y que dicha petición ha sido
denegada. Se recomienda consultar la información al respecto de las diferentes compañías para
conocer las condiciones de reembolso y cancelación de desplazamientos que se aplican durante esta
crisis.
APLAZAMIENTO DE LOS PROYECTOS
- Existe la posibilidad de aplazar el proyecto, dejándolo en suspenso. Las entidades
beneficiarias deben ser pragmáticas y flexibles y minimizar cualquier impacto negativo en los
participantes.
- En el caso de que la entidad decida suspender su proyecto, y por tanto, se haya paralizado la
actividad de los voluntarios y estos hayan regresado a su país de origen, ésta se podrá reanudar,
cuando la situación lo permita, modificando la fecha de la actividad y el final del proyecto. Dicha
circunstancia deberá ser notificada a la ANE en los correos erasmusplus@injuve.es y
cuerpodesolidaridadeuropeo@injuve.es en función de cuál sea el programa que financia el proyecto,
enviando escrito formal firmado por el representante legal de la organización.
- Los días de suspensión no conllevan la financiación de los gastos de alojamiento, manutención y
dinero de bolsillo de las personas voluntarias, salvo que los participantes estén obligados a
quedarse fuera de su país de residencia por la imposición de medidas restrictivas a la movilidad.
En ese caso sí se asumirán por el proyecto los gastos necesarios de subsistencia de los
participantes y el dinero de bolsillo.
- La organización beneficiaria, en el caso de que sea posible, pondrá a disposición del
participante actividades “virtuales” o en línea alternativas a las originalmente
planteadas.
- La organización beneficiaria debe autorizar esta situación especial, después de haber
verificado, en el caso concreto, que la subvención puede cubrir este coste adicional. El
beneficiario podrá proponer reducir los gastos que se atribuyen al proyecto si la totalidad de la
subvención no cubre este coste adicional.
- Si el proyecto se suspende porque la persona voluntaria decida regresar a su lugar de
residencia, paralizando así su actividad, y acordando el suspenso de su proyecto, se debe dejar
constancia a través de una Declaración en la que se establezcan tanto para la entidad como para el
o la voluntaria, las condiciones de aplazamiento y reinicio del proyecto.
AMPLIACIÓN DE LA DURACIÓN DE LOS PROYECTOS
- La duración de los proyectos se podrá ampliar un máximo de 12 meses, sin que la duración total
pueda exceder, en términos generales, de 36 meses de duración total.
- Para que la ANE pueda autorizar la prolongación del proyecto, ésta deberá ser comunicada antes
la fecha de su finalización, a: erasmusplus@injuve.es o cuerpoeuropeodesolidaridad@injuve.es, en
función de cuál sea el programa que lo financia., enviando escrito formal firmado por el
representante legal de laorganización.
- En los proyectos ampliados más allá de 24 meses no se les aplicará, en estas condiciones, la
obligación de presentar un informe de evaluación intermedio.
MODIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS
- Se aplicarán las normas sobre modificación de proyectos establecidas en el artículo II.13 del
Anexo I de Condiciones generales de los Convenios de Subvención.
- Las entidades beneficiarias deben ser pragmáticas y flexibles y minimizar cualquier impacto
negativo en los participantes.
- Todas las modificaciones o aceptación de costes adicionales que sean elegibles de acuerdo a la
causa de fuerza mayor y que se indican en cada uno de los apartados de este documento, no podrán
suponer un incremento de la cuantía total de la subvención adjudicada.
- La última fecha para comenzar un proyecto de juventud de la acción clave 1 presentado en la
Ronda 1 de 2020, es el 30 de septiembre. No es posible por el momento predecir cómo
evolucionará la situación para ese momento. La Comisión y las agencias nacionales hacen seguimiento
de la situación para ir tomando las medidas apropiadas.
- En cualquier caso, las entidades beneficiarias no debería incurrir en ningún coste
preparatorio de una actividad si hay cualquier duda de que pueda llevarse a cabo.
INFORMACIÓN SOBRE COSTES EXCEPCIONALES
- Los gastos alegados como costes excepcionales, por causa de fuerza mayor, deberán explicarse y
documentarse en la
presentación
del informe final. Se deberá justificar que no han sido financiados por otros medios, y en base
al gasto real y con los justificantes convenientes. Deberán incorporar una declaración firmada de
la entidad beneficiaria. En el caso de los desplazamientos adicionales no previstos en el proyecto
se justificarán en base a los costes unitarios (bandas kilométricas).
- Los gastos relacionados con cambios de billetes, o la compra de otros nuevos, necesidad de
alojamiento extraordinario, etc., relacionados con alguna de las situaciones de fuerza mayor,
debidamente justificados, están considerados costes excepcionales.
- También son considerados costes excepcionales los gastos derivados de la asistencia a un
participante con algún tipo de discapacidad que necesite un apoyo complementario. Estos gastos
deberán quedar debidamente justificados.
- En el caso de que haya gastos de expatriación, siempre que estén debidamente justificados,
serán aceptados como costes excepcionales dentro del proyecto.
- No se podrán financiar los gastos de un proyecto con la financiación de otro proyecto aprobado
a la misma entidad. Sin embargo, sí se pueden hacer modificaciones entre partidas del mismo
proyecto.
-
En ningún caso, estos costes podrán suponer un incremento de la cuantía total de la
subvención adjudicada.
INFORMACIÓN SOBRE JUSTIFICACIÓN DE PROYECTOS
- El plazo para la presentación del informe final, ya sea de un proyecto finalizado o cancelado,
es de dos meses a contar desde la fecha de la finalización del proyecto establecida en la solicitud
aprobada. No obstante, en el caso de no poder presentar el informe final en este periodo debido a
la situación actual, puedes solicitar a la Agencia Nacional una ampliación de dicho plazo.
- Los costes excepcionales alegados por causa de fuerza mayor deberán explicarse y documentarse
en la presentación del informe final del proyecto. Los beneficiarios deberán aportar una
Declaración firmada por el representante legal de la entidad argumentando que los gastos no
se pudieron asumir por otros medios. Estos gastos se contabilizarán como costes reales y se deberán
justificar con las respectivas facturas.
- Las entidades beneficiarias tendrán plena flexibilidad para modificar (aumentar o disminuir)
las cantidades solicitadas para las diferentes actividades en el proyecto, en función de las
situaciones excepcionales que se hayan producido, siempre con el límite total de la subvención
concedida que no puede ser incrementado.
INFORMACIÓN ESPECÍFICA SOBRE COSTES ELEGIBLES DE LOS PROGRAMAS ERASMUS+: JUVENTUD EN ACCIÓN Y
DEL CUERPO EUROPEO DE SOLIDARIDAD
Coste de actividad y apoyo a la inclusión - Intercambios Juveniles y Movilidad de Trabajadores
en el Ámbito de la Juventud, KA1 Y KA3 (ERASMUS+) y Apoyo a la Organización, CES 11, CES 13 Y CES
21 (CES):
- El apoyo a la organización se recibirá en todos los casos, aunque atendiendo a las diferentes
circunstancias y condiciones que afecten a los proyectos, como se detalla a continuación. Este
coste ofrece cobertura a los costes de preparación y seguimiento de los participantes antes de su
marcha, así como las tareas de apoyo para gestionar la excepcional naturaleza de esta crisis.
- Se recibirá la parte de la subvención correspondiente al apoyo individual que corresponda a la
situación del participante.
- En el caso de los y las
participantes que hayan vuelto a su país de residencia y hayan finalizado la actividad
antes de tiempo: las entidades beneficiarias recibirán los costes de organización
correspondientes al tiempo que haya durado la actividad, además de parte de la subvención que cubra
el tiempo restante en el caso de que tengan que hacer frente a costes ligados directa y
exclusivamente con la actividad.
- En el caso de
suspensión de la actividad: las entidades beneficiarias recibirán la subvención
correspondiente al periodo en el que se ha llevado a cabo la actividad y desde que se reanude,
después de la suspensión.
-
Costes adicionales durante la suspensión: las entidades beneficiarias podrán
reclamar el reembolso como costes excepcionales, de los costes ligados a directa y
exclusivamente a las actividades para la financiación de subsistencia y manutención de los y las
participantes durante la suspensión, si se hubieran ocasionado. La Agencia Nacional tendrá que
autorizar y verificar caso por caso, que la cantidad solicitada no supera la subvención
concedida.
- En los
casos justificados en los que los participantes del proyecto no han podido regresar a su
lugar de residencia por las medidas restrictivas a la movilidad: las entidades
beneficiarias mantendrán los costes de apoyo a la organización si tuvieran que asumir costes
ligados directa y exclusivamente a la actividad, si ésta se ha cancelado.
- En los casos en los que no se haya realizado la movilidad, aunque se haya incurrido en gastos
justificados en base a la causa de fuerza mayor, los participantes no deberán cumplir con la
obligación de realizar la encuesta del participante/informe del participante en la aplicación
Mobility Tool+.
Costes excepcionales y costes de necesidades especiales - KA1, KA2 y KA3 (ERASMUS+)
y CES:
- Las entidades beneficiarias podrán reclamar gastos más altos que los planificados en las
respectivas categorías, siempre que el máximo total de la subvención solicitada presentada en el
informe final no supere el total de la subvención adjudicada. La Agencia Nacional valorará la
elegibilidad de los gastos caso por caso.
Gestión del proyecto - Asociaciones Estratégicas, KA2 (ERASMUS+) y Proyectos Solidarios
(CES):
- En los casos en que la entidad haya optado por la suspensión temporal y la solicitud de una
ampliación de duración de proyecto y reanudación de la misma más adelante, la subvención destinada
a gestión del proyecto se calculará sobre la base de la nueva duración del proyecto, excluyendo la
suspensión, y limitado a la subvención establecida en el convenio de subvención entre la entidad y
la agencia nacional.
Resultados intelectuales. Eventos multiplicadores. Reuniones transnacionales del proyecto -
Asociaciones Estratégicas, KA2 (ERASMUS+):
- Si las entidades no optan por la suspensión o deciden no ampliar la duración del proyecto,
recibirán financiación, de acuerdo a los costes unitarios, en el caso de reuniones y/o eventos que
lleven a cabo utilizando herramientas virtuales, y trabajen de forma remota para obtener los
resultados intelectuales objeto del proyecto.
- En la fase de evaluación del informe final, la Agencia Nacional podrá decidir si reduce la
cantidad de la subvención referida a los resultados si considera que están por debajo de los
planificado.
INFORMACIÓN SOBRE PLAZOS DE PRESENTACIÓN DE PROYECTOS (RONDA 2-2020)
- Se amplía el plazo de todas las acciones y programas al
7 de mayo de 2020 (12.00 horas Bruselas).
- No se exigirá la presentación de los mandatos de las entidades socias a la presentación del
proyecto, pero sí deberá estar incluida en la documentación del proyecto antes de la firma del
Convenio de Subvención. Esta instrucción es aplicable también a la presentación de proyectos a las
acciones centralizadas de Erasmus+ gestionadas por la Agencia Ejecutiva.
- Todas las agencias nacionales están coordinando las instrucciones dirigidas por la
Comisión Europea, por lo que la actuación es conjunta para la aplicación de los programas.
ACTIVIDADES DEL CICLO FORMATIVO DE VOLUNTARIADO-CES
- Las actividades del ciclo formativo de los proyectos de voluntariado se están adaptando a las
circunstancias y en el caso de las Formaciones a la llegada, se están intentando realizar de forma
virtual.
- Las actividades presenciales programadas se han aplazado hasta que esta situación finalice y se
puedan planificar y tomar las decisiones pertinentes. Todas las personas voluntarias que tuvieran
que participar en estas actividades serán debidamente informadas por la Agencia Nacional.
ACTIVIDADES DE FORMACIÓN INTERNACIONAL (TCA/NET)
- Si una actividad formativa que estaba planificada es cancelada, el grupo de participantes
seleccionado será informado de cualquier contingencia relativa al curso. En cualquier caso se puede
contactar a través del correo electrónico que figura en la
página de
SALTO YOUTH como contacto para consultas.
OTRAS CUESTIONES RELACIONADAS CON LOS PROGRAMAS
- Están todavía por determinar las fechas de la convocatoria de acreditación para Erasmus+ en el
capítulo de juventud y del sello de calidad para el Cuerpo Europeo de Solidaridad, en el marco de
los futuros programas.
- El tipo de cambio aplicable será el que se haya seleccionado en el artículo 1.4.10 del convenio
de subvención firmado entre la Agencia Nacional y el beneficiario.
- La ANE fomentará la presentación de proyectos del Cuerpo Europeo de Solidaridad en las acciones
de voluntariado y proyectos solidarios fundamentalmente que se desarrollen in-country, en el ámbito
nacional, durante las rondas pendientes del año 2020.
ESTAMOS A TU DISPOSICIÓN EN: InformacionInjuve@injuve.es; erasmusplus@injuve.es;
cuerpoeuropeodesolidaridad@injuve.es
TRABAJAMOS DE FORMA TELEMÁTICA, POR LO QUE SOLICITAMOS COMPRENSIÓN POR LOS POSIBLES
RETRASOS EN LAS RESPUESTAS.
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